På tværs af systemer

Når et projekt går på tværs af styrelser og nævn er det ekstra vigtigt at holde tungen lige i munden. Det gjorde Maximize da vi ledede etablering af et tværgående sagsbehandlingssystem.

Faktaboks

Tværgående sagsbehandlingssystem

Et ministerium ønskede et nyt sagsbehandlingssystem, som også skulle anvendes af alle deres styrelser og nævn. I opgaven indgik et nyt datavarehus og et nyt arkivsystem til systemet samt håndtering af et tocifret antal integrationer, der interagerede med systemet, inklusive portaler til såvel brugere som andre offentlige myndigheder.

Projektorganisationen

Maximize Consult havde den overordnede ledelse af programmet, havde daglig kontakt med de enkelte projektledere og sikrede kontinuerlig fokus på målopfyldelsen. Især på kravsiden var der et stort arbejde med etablering af et nyt koncept for sagsbehandling, og der var fokus på at opfylde en lang række interessenters behov, der skulle løses i det samme system.

Hvordan

Programlederen etablerede en referencegruppe med mandat til at håndtere krav. Via programtestmanageren udviklede vi automatiserede tests, der løbende kunne opsamle problemstillinger. Programledelsen havde daglig kontakt med de enkelte projektledere og sikrede kontinuerlig fokus på målopfyldelsen. Implementering havde et stort fokus og alle medarbejdere uden undtagelse blev trænet i systemet, så ibrugtagningen blev så uproblematisk som muligt.

Resultatet

Ministeriet og dets tilknyttede styrelser og nævn gik i luften med det ønskede sagsbehandlingssystem, som nu anvendes til alle de sager, som systemet var tænkt til. Der er endvidere etableret forskellige samarbejdsfora, hvor løbende tilpasninger mv. håndteres.